Eisenhower-Methode – den Bach runter mit den To-do-Listen

Hand aufs Herz – wann konnten Sie zuletzt alle Punkte auf Ihrer To-do-Liste abstreichen und mit Überzeugung sagen, dass auch alle wichtigen Punkte zu Ihrer Zielerreichung aufgeführt waren? Ich kann mich leider nicht erinnern. Meist bleiben viele Punkte unerledigt. Und oftmals verliert man die übergeordneten Ziele aus den Augen. Dies kann leicht Stress auslösen. To-do-Listen sind zwar nicht gänzlich unnütz, jedoch gibt es effizientere Strategien.

Prioritäten setzen

Ob der Satz „Die dringlichsten Entscheidungen sind selten die wichtigsten“ wirklich vom früheren amerikanischen Präsidenten Dwight D. Eisenhower stammt, ist nicht gesichert. Genauso ungesichert ist, ob die Eisenhower-Methode von ihm stammt¹.

Kernelement dieser Methode ist die Unterscheidung zwischen „dringenden“ und „wichtigen“ Aufgaben. Oft tappen wir in die Falle und lassen uns von den eiligen Dingen hinreissen, ohne am Ende des Tages unseren übergeordneten Zielen einen Schritt näher gekommen zu sein.

Unterscheidung zwischen „wichtig“ und „dringend“

Auf den ersten Blick erscheinen alle Aufgaben als wichtig und dringend.

Beim Auftraggeber nachfragen wird nicht viel nützen – er wird seine Aufgabe bestimmt als wichtig und dringend erachten.

Was ist nun wirklich wichtig? Jene Aufgaben, welche Sie Ihren Zielen einen Schritt näherbringen. Umgekehrt bedeutet dies, dass eine Aufgabe nicht wichtig ist, wenn sie Sie nicht näher zu einem Ihrer Ziele bringt.

Und dringlich? Falls die Erledigung bis zu einem bestimmten Zeitpunkt in der näheren Zukunft erforderlich ist, ist diese Aufgabe dringend. Wenn es nicht darauf ankommt, wann eine Aufgabe erledigt ist, ist sie nicht dringlich.

Aufgrund dieser Unterscheidung lassen sich alle bevorstehenden Aufgaben in das Raster einfügen.

Wichtig und dringlich:

Kurzfristig haben diese Aufgaben Priorität, damit Sie ihre Ziele erreichen. Erledigen Sie diese Dinge sofort selbst.

Es ist jedoch wichtig, dass Sie versuchen, diesen Quadranten so wenig wie möglich zu füllen und immer nochmals die Wichtigkeit und Dringlichkeit überprüfen. Denn unter Zeitdruck arbeiten die meisten Menschen schlechter und darum ist es entscheidend, dass in Zukunft die wichtigen Aufgaben möglichst nicht dringlich sind.

Wichtig, aber nicht dringlich:

Langfristig sollten Sie am meisten Zeit für diese Aufgaben aufwenden. Denn strategisch sind es genau diese Aufgaben, die Zeit brauchen und Ihrer Zielerreichung dienen. Auch diese Aufgaben erledigen Sie selbst, denn Ihre Zukunft hängt davon ab. Um diesen Aufgaben Zeit einzuräumen, ist es notwendig in Ihrer Agenda Platz dafür zu schaffen.

Dringlich, aber nicht wichtig:

Diese Aufgaben müssen zeitnah ausgeführt werden. Da sie für Ihre Ziele nicht relevant sind, kann es sinnvoll sein, dass Sie diese Aufgaben delegieren und sich nicht selbst darum kümmern.

Weder wichtig noch dringlich:

Durch die Erledigung dieser Aufgaben kommen Sie nicht näher zu Ihren Zielen, zudem spielt es keine Rolle, wann sie gemacht werden. Dies bedeutet, dass Sie diese Aufgaben bei Zeitmangel kurzerhand streichen können.

Anhand dieser Matrix sehen Sie auf einen Blick, was als Nächstes ansteht. Entscheidend ist, dass Sie sich ausserdem Gedanken machen, wann und wie Sie schwierige Aufgaben am besten erledigen und ob Sie grosse Aufgaben in kleinere Zwischenschritte aufteilen können.

Den Zeitaufwand einer Aufgabe unterschätzen wir oftmals. Aus diesem Grund ist es sinnvoll, wenn Sie bei der Zeitplanung die geschätzte Zeit mit dem Faktor 1.5 multiplizieren.

Welche Zeitfresser konnten Sie bei der Übertragung Ihrer To-do-Liste in die Matrix identifizieren? Wofür werden Sie sich morgen ein Zeitfenster reservieren?

¹Mikael Krogerus, Roman Tschäppeler: 50 Erfolgsmodelle – Kleines Handbuch für strategische